Was sind die 10 Funktionen von HR?

Schlagzeilen übertreffen oft die Leistungen des CEO, Produkteinführungen und rekordbrechende Verkaufszahlen. Während diese zweifellos zum Erfolg eines Unternehmens beitragen, bleibt ein grundlegendes Element oft im Hintergrund: die Personalabteilung (HR). Diese wichtige Abteilung spielt eine viel nuanciertere Rolle, als nur Positionen zu besetzen.

HR dient als das Maschinenraum jedes Unternehmens und stellt sicher, dass sein wertvollstes Gut – seine Mitarbeiter – befähigt wird, erfolgreich zu sein.

Dieser Artikel hilft Ihnen, die zehn wesentlichen Funktionen der HR zu durchleuchten und zeigt, wie diese Fachleute eine positive Arbeitsumgebung schaffen, Experten anziehen und letztendlich das Unternehmen auf seine strategischen Ziele zusteuern.

Warum ist HR für ein Unternehmen wichtig?

Während auffällige Marketingkampagnen und innovative Produkte Aufmerksamkeit erregen, liegt die wahre Stärke eines Unternehmens in seiner Belegschaft. HR fungiert als Brücke zwischen den Zielen des Unternehmens und den Menschen, die diese in die Realität umsetzen. Hier ist, warum eine starke HR-Abteilung für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist:

• Mitarbeitergewinnung und -bindung: In der heutigen wettbewerbsintensiven Berufswelt ist es entscheidend, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten. HR entwickelt Strategien, um die besten Mitarbeiter zu finden, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, das Engagement fördert, und Programme zu implementieren, die Mitarbeiter motivieren, im Unternehmen zu bleiben. Ein starker Talentpool wirkt sich direkt auf die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens aus, übertrifft Wettbewerber und erreicht strategische Ziele.
• Mitarbeiterengagement und Produktivität: Eine glückliche und engagierte Belegschaft ist die Grundlage für Produktivität. HR fördert diese Umgebung, indem es eine positive Unternehmenskultur schafft, Wachstumschancen bietet und Erfolge anerkennt. Engagierte Mitarbeiter sind eher bereit, sich mehr Mühe zu geben, Verantwortung für ihre Aufgaben zu übernehmen und zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.
• Compliance und Risikomanagement: HR sorgt dafür, dass das Unternehmen Arbeitsgesetze, Vorschriften und Branchenstandards einhält. Dies minimiert rechtliche Risiken, schützt die Rechte der Mitarbeiter und fördert ein sicheres und ethisches Arbeitsumfeld. Ein gesetzeskonformes Unternehmen vermeidet teure Strafen, Klagen und Rufschädigung und kann sich so auf seine Kernaktivitäten konzentrieren.
• Strategische Personalplanung: HR geht über die bloße Besetzung von offenen Positionen hinaus. Es agiert strategisch, indem es zukünftige Personalbedarfe auf der Grundlage von Wachstumsprognosen und Unternehmenszielen antizipiert. Dieser Ansatz stellt sicher, dass das Unternehmen über die richtigen Fähigkeiten verfügt, um sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Arbeitgebermarkenbildung: HR spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung des Images eines Unternehmens als Arbeitgeber. Es fördert eine positive Kandidatenerfahrung und pflegt eine starke Arbeitgebermarke. Dieser strategische Ansatz zieht hochkarätige Fachkräfte an, die gut zur Unternehmenskultur passen und letztlich den Erfolg durch ihre Beiträge fördern.

Was sind die 10 Funktionen von HR?

Mit HR als strategischem Partner, der den Erfolg vorantreibt, lassen Sie uns die zehn wesentlichen Funktionen aufschlüsseln, die diese Abteilung täglich zum Leben erwecken.

1. Strategische Personalplanung

Die strategische Personalplanung ist das Fundament eines effektiven HR-Managements. Sie umfasst die Analyse aktueller beruflicher Fähigkeiten, das Antizipieren zukünftiger Anforderungen in Abhängigkeit von Unternehmenszielen und Markttrends sowie die Entwicklung von Strategien, um Lücken zu schließen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass das Unternehmen über die richtigen Mitarbeiter verfügt, um seine Ziele zu erreichen.

Hier sind die entscheidenden Schritte der strategischen Personalplanung:

• Geschäftsanalyse: HR arbeitet eng mit der Führung zusammen, um die strategischen Ziele des Unternehmens, Wachstumsprognosen und zukünftige Initiativen zu verstehen. Diese Analyse liefert Einblicke in die Fähigkeiten und das Fachwissen, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind.
• Bestandsaufnahme der Belegschaft: HR führt eine umfassende Analyse der aktuellen Belegschaft durch, bewertet vorhandene Fähigkeiten, Erfahrungsniveaus und Potenzial für die zukünftige Entwicklung. Dies hilft dabei, Stärken, Schwächen und mögliche Fähigkeitslücken zu identifizieren.
• Prognose zukünftiger Anforderungen: Auf Basis der Geschäfts- und Bestandsanalyse prognostiziert HR zukünftige berufliche Anforderungen. Dies umfasst die Identifizierung der benötigten Rollen, Fähigkeiten und die voraussichtliche Anzahl an Mitarbeitern.
• Lückenanalyse: Durch den Vergleich der aktuellen Belegschaft mit zukünftigen Anforderungen identifiziert HR Lücken in Bezug auf Fähigkeiten, Erfahrung oder Personalbestand. Dies hilft, gezielte Strategien zu entwickeln, um diese Lücken zu schließen.
• Strategieentwicklung: Basierend auf der Lückenanalyse entwickelt HR Strategien, um bestehende Mitarbeiter weiterzubilden, neue Fachkräfte zu rekrutieren oder bestimmte Funktionen auszulagern. Dies könnte die Schaffung von Schulungsprogrammen, Initiativen zur Weiterqualifizierung oder Partnerschaften mit Universitäten oder Personalagenturen umfassen.

2. Rekrutierung und Auswahl

Nachdem der Bedarf an Fachkräften identifiziert wurde, übernimmt HR die zentrale Rolle bei der Suche nach den besten Personen für diese Positionen. Dieser mehrstufige Prozess ist darauf ausgelegt, qualifizierte Kandidaten zu gewinnen, Bewerber zu sichten und die Personen auszuwählen, die am besten zur Unternehmenskultur und den Anforderungen passen.

Hier eine Aufschlüsselung des Rekrutierung und Auswahlprozesses:

• Kandidatenbeschaffung: HR nutzt verschiedene Kanäle, um qualifizierte Kandidaten anzusprechen, darunter Online-Stellenbörsen, berufliche Netzwerke, Mitarbeiterempfehlungen und die Teilnahme an Branchenevents. Eine starke Arbeitgebermarke, die durch positive Mitarbeitererfahrungen und strategische Kommunikation aufgebaut wird, ist entscheidend, um Top-Fachkräfte zu gewinnen.
• Sichtung und Bewertung: HR überprüft die eingehenden Bewerbungen und Lebensläufe, um Kandidaten zu erkennen, deren Qualifikationen den Stellenanforderungen entsprechen. Dies kann auch die Nutzung von Bewerbermanagementsystemen (ATS) zur Automatisierung des Erstscreenings umfassen. Für eine engere Auswahl von Kandidaten könnte HR Fähigkeitenstests, Eignungsprüfungen oder schriftliche Aufgaben durchführen, um deren Eignung für die Rolle weiter zu bewerten.
• Interviews: Qualifizierte Kandidaten werden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. HR-Fachleute und Führungskräfte führen Interviews durch, um die Fähigkeiten, Erfahrungen, kulturelle Passung und Kommunikationsfähigkeiten der Kandidaten zu bewerten. Je nach Rolle und Unternehmenskultur können verschiedene Interviewtypen wie Einzelgespräche, Gruppeninterviews oder Verhaltensinterviews eingesetzt werden.
• Referenzprüfungen: HR kontaktiert die Referenzen des Kandidaten, um dessen Beschäftigungsverlauf, Fähigkeiten und Arbeitsmoral zu überprüfen. Referenzprüfungen bieten einen Einblick in die bisherigen Arbeitserfahrungen des Kandidaten und ermöglichen es, dessen Eignung für die Rolle im Unternehmen zu beurteilen.
• Auswahl und Angebot: Nach einer gründlichen Bewertung präsentiert HR dem Einstellungsmanager den empfohlenen Kandidaten. Sobald die Entscheidung getroffen ist, unterbreitet HR ein formelles Jobangebot, einschließlich Gehalt, Sozialleistungen und Startdatum.

3. Einarbeitung und Orientierung

Ein erfolgreicher Einarbeitungsprozess stellt sicher, dass neue Mitarbeiter sich willkommen, informiert und begeistert über ihre neue Rolle fühlen. HR spielt eine zentrale Rolle bei der Schaffung eines positiven Einarbeitungserlebnisses, das neuen Mitarbeitern hilft, sich nahtlos in die Unternehmenskultur zu integrieren und produktive Teammitglieder zu werden.

Hier sind einige wesentliche Aspekte eines effektiven Einarbeitungsprogramms:

• Vorbereitung: Vor dem ersten Arbeitstag sendet HR Willkommens-E-Mails, stellt Zugang zu Unternehmensressourcen bereit und erledigt notwendige Formalitäten. Dies trägt dazu bei, den Einstieg zu erleichtern und neue Mitarbeiter bereits vor dem ersten Tag mit dem Unternehmen zu verbinden.
• Erster Tag und erste Woche: HR sorgt für einen reibungslosen ersten Tag, indem es einen herzlichen Empfang bietet, den neuen Mitarbeiter seinen Kollegen vorstellt und eine Büroführung durchführt. Während der ersten Woche plant HR Orientierungssitzungen, die Unternehmensrichtlinien, Sozialleistungen, Schulungsprogramme und Leistungserwartungen abdecken.
• Mentoren- und Buddy-Programme: Die Zuordnung neuer Mitarbeiter zu erfahrenen Mentoren oder Kollegen kann wertvolle Unterstützung und Orientierung bieten. Mentoren können Karriereberatung geben, Fragen beantworten und neuen Mitarbeitern helfen, die Unternehmenskultur zu verstehen. Buddys bieten soziale Unterstützung und helfen beim Aufbau von Beziehungen zu Kollegen.
• Laufende Unterstützung: HR bietet in den ersten Monaten kontinuierliche Unterstützung an. Dies kann regelmäßige Check-ins, Schulungsangebote und Feedback-Sitzungen umfassen. Durch die Sicherstellung, dass neue Mitarbeiter sich unterstützt und wertgeschätzt fühlen, trägt HR dazu bei, ein Zugehörigkeitsgefühl zu fördern und die langfristige Bindung zu erhöhen.

4. Leistungsmanagement

Leistungsmanagement ist kein einmaliges Ereignis; es ist ein kontinuierlicher Dialog." Es handelt sich um einen Prozess, der sicherstellt, dass Mitarbeiter ihre Rollen verstehen, klare Ziele festlegen, kontinuierliches Feedback erhalten und ihre Fähigkeiten weiterentwickeln. Durch die Förderung dieses fortlaufenden Austauschs motiviert HR die Mitarbeiter, identifiziert Wachstumsbereiche und überbrückt die Kluft zwischen individuellen Zielen und den strategischen Zielen des Unternehmens.

Hier sind einige entscheidende Aspekte eines effektiven Leistungsmanagementsystems:

• Zielsetzung: HR arbeitet mit den Führungskräften zusammen, um messbare Leistungsziele für jeden Mitarbeiter zu definieren. Diese Ziele sollten mit der Rolle des Mitarbeiters, den Abteilungszielen und der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmen.
• Leistungsbeurteilungen: HR erleichtert regelmäßige Leistungsbeurteilungen, bei denen Führungskräfte den Mitarbeitern konstruktives Feedback zu ihrer Leistung im Hinblick auf die festgelegten Ziele geben. Diese Beurteilungen bieten die Möglichkeit zur offenen Kommunikation, zur Besprechung von Verbesserungsbereichen und zur Identifizierung von Entwicklungsmöglichkeiten.
• Leistungsentwicklungspläne: Basierend auf dem Feedback aus den Leistungsbeurteilungen arbeitet HR mit den Führungskräften zusammen, um individuelle Entwicklungspläne zu erstellen. Diese Pläne beinhalten Schulungsprogramme, Mentoring-Möglichkeiten oder die Teilnahme an Konferenzen, um den Mitarbeitern zu helfen, neue Fähigkeiten zu erwerben und ihre Leistung zu verbessern.
• Anerkennung und Belohnungen: HR spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung einer Anerkennungskultur, in der Mitarbeiter für ihre Leistungen und Beiträge gewürdigt werden. Dies kann öffentliche Anerkennung, leistungsabhängige Boni oder andere Anreize umfassen, die die Mitarbeiter motivieren, nach Exzellenz zu streben.

5. Schulung und Entwicklung

In der heutigen sich schnell verändernden Geschäftswelt sind kontinuierliches Lernen und Entwicklung entscheidend für den Erfolg von Mitarbeitern und Unternehmen. HR spielt eine Schlüsselrolle bei der Identifizierung von Schulungsbedarfen, der Entwicklung von Schulungsprogrammen und der Bereitstellung von Möglichkeiten zur Weiterentwicklung der Fähigkeiten und des Wissens der Mitarbeiter.

Hier ist eine Aufschlüsselung der HR-Beteiligung an Schulung und Entwicklung:

• Bedarfsanalyse: HR führt regelmäßige Bewertungen durch, um Fähigkeitslücken und Schulungsbedarfe im gesamten Unternehmen zu identifizieren. Dies kann durch Umfragen, Leistungsbeurteilungen und Gespräche mit Führungskräften erfolgen.
• Entwicklung von Schulungsprogrammen: Basierend auf den identifizierten Bedarfen entwickelt oder beschafft HR Schulungsprogramme, die auf bestimmte Fähigkeiten oder Wissensbereiche abzielen. Dies kann die Erstellung interner Schulungen oder die Zusammenarbeit mit externen Anbietern umfassen.

6. Vergütungs- und Leistungsverwaltung

Ein wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Leistungspaket ist eine strategische Investition, um die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. HR spielt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung dieser Programme, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und motiviert fühlen.

Hier ist eine Aufschlüsselung der HR-Beteiligung an der Vergütungs- und Leistungsverwaltung:

• Vergütungsplanung: HR führt Marktanalysen durch, um wettbewerbsfähige Gehaltsstrukturen für verschiedene Positionen zu ermitteln. Dabei werden Faktoren wie Erfahrung, Bildung, Standort und Branchenstandards berücksichtigt. Basierend auf dieser Analyse legt HR Gehaltsstrukturen fest und empfiehlt Gehaltsanpassungen.
• Leistungsverwaltung: HR verwaltet verschiedene Mitarbeiterleistungen, einschließlich Rentenplänen, Krankenversicherungen, bezahltem Urlaub und Wellness-Programmen. Dies umfasst die Auswahl von Leistungsträgern, die Aushandlung von Tarifen, die Sicherstellung der Mitarbeiteranmeldung und die laufende Verwaltung.
• Leistungsabhängige Anreize: HR könnte leistungsabhängige Vergütungspläne wie Boni oder Aktienoptionen entwerfen und umsetzen, um die Mitarbeiter zu motivieren und herausragende Leistungen zu belohnen.

7. Arbeitnehmerbeziehungen

Mitarbeiterbeziehungen konzentrieren sich darauf, ein harmonisches und produktives Arbeitsumfeld zu erhalten, in dem sich die Mitarbeiter respektiert, geschätzt und gehört fühlen. HR fungiert als wichtiger Vermittler zwischen den Mitarbeitern und der Unternehmensleitung. Sie gehen auf die Anliegen der Mitarbeiter ein, vermitteln Konflikte, um für alle Beteiligten vorteilhafte Lösungen zu finden, und fördern aktiv offene Kommunikationskanäle, um ein transparentes und kollaboratives Arbeitsumfeld sicherzustellen. ​

Hier sind einige entscheidende Aspekte effektiver Mitarbeiterbeziehungen: ​

• Konfliktlösung: HR erleichtert den konstruktiven Dialog zur Lösung von Konflikten zwischen Kollegen, Mitarbeitern und Führungskräften. Das Ziel ist es, faire und vorteilhafte Lösungen für alle Beteiligten zu finden.
• Mitarbeiterkommunikation: HR spielt eine entscheidende Rolle bei der Information der Mitarbeiter über Unternehmensneuigkeiten, Richtlinien und Veränderungen. Dies kann durch regelmäßige Kommunikation per E-Mail, Unternehmensversammlungen oder interne Kommunikationsplattformen geschehen.
• Mitarbeiterengagement-Initiativen: HR entwickelt und implementiert Initiativen, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern, wie z. B. Firmenveranstaltungen, Anerkennungsprogramme und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung.

8. Sicherheit und Gesundheit

Die Bereitstellung einer sicheren Arbeitsumgebung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern eine grundlegende Verantwortung. Das Personalwesen (HR) übernimmt die Führung bei der Sicherstellung des Wohlbefindens der Mitarbeiter, indem es umfassende Sicherheitsprotokolle implementiert und durchsetzt.

Hier sind einige wichtige Aspekte der HR-Beteiligung an Sicherheit und Gesundheit:

• Arbeitssicherheitsprogramme: Das Personalwesen entwickelt und implementiert Sicherheitsprogramme, die Mitarbeiter über potenzielle Gefahren am Arbeitsplatz aufklären und ihnen zeigen, wie sie Risiken minimieren können. Dies kann Schulungen zur Sicherheit, Programme zur Gefahrenidentifikation und regelmäßige Inspektionen umfassen.
• Unfallprävention und -reaktion: Das HR stellt Protokolle für die Reaktion auf Arbeitsunfälle und Verletzungen auf. Dazu gehört die Untersuchung von Vorfällen, die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und die Sicherstellung, dass verletzte Mitarbeiter angemessene medizinische Versorgung erhalten.
• Programme zur Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz: HR könnte das Wohlbefinden am Arbeitsplatz fördern, indem es gesunde Gewohnheiten unterstützt und Programme anbietet, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter ansprechen, wie zum Beispiel Workshops zum Stressmanagement oder Fitness-Challenges.

 

9. Mitarbeiterbeziehungen

Jedes Unternehmen operiert innerhalb eines rechtlichen Rahmens. HR stellt sicher, dass das Unternehmen Arbeitsgesetze, Vorschriften und Branchenstandards einhält. Dies schützt das Unternehmen vor rechtlichen Risiken und fördert ein faires und ethisches Arbeitsumfeld.

Hier ist ein genauerer Blick auf die Rolle von HR bei der Einhaltung von Vorschriften:

• Auf dem Laufenden bleiben: HR muss sich über Änderungen in Arbeitsgesetzen und Vorschriften auf dem Laufenden halten. Dies kann den Besuch von Seminaren, das Abonnieren von rechtlichen Updates oder die Beratung durch einen Anwalt umfassen.
• Richtlinienentwicklung und -umsetzung: HR entwickelt und implementiert Unternehmensrichtlinien, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies kann Richtlinien zur Anti-Diskriminierung, Chancengleichheit und Arbeitssicherheit umfassen.
• Aufzeichnungspflicht: Der Schutz von Mitarbeiterdaten hat für HR oberste Priorität. Sie führen genaue und aktuelle Aufzeichnungen und halten sich an strenge Datenschutzbestimmungen. Dies schützt nicht nur die Informationen der Mitarbeiter, sondern erleichtert auch effiziente Audits.  

10. HR-Administration

Obwohl sie oft nicht im Rampenlicht stehen, sind HR-Verwaltungsaufgaben das Rückgrat eines reibungslos funktionierenden Unternehmens. HR-Profis stellen sicher, dass diese wichtigen Aufgaben effizient und genau erledigt werden.

Hier ist eine Aufschlüsselung einiger wesentlicher HR-Administrationsfunktionen:

• Gehaltsabrechnung: HR stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Gehälter korrekt und pünktlich erhalten. Dies kann die Zusammenarbeit mit Dienstleistern für Gehaltsabrechnungen oder die Pflege interner Gehaltssysteme umfassen.
• Verwaltung von Leistungen: Wie bereits erwähnt, verwaltet HR die tägliche Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, einschließlich der Anmeldung, der Bearbeitung von Ansprüchen und der Kommunikation mit Leistungsträgern.
• Mitarbeiteraktenführung: HR führt genaue und vertrauliche Aufzeichnungen über Mitarbeiterinformationen, einschließlich Kontaktdaten, Beschäftigungsverlauf und Leistungsbeurteilungen. Diese Daten sind für verschiedene HR-Funktionen unerlässlich, wie z. B. Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Schlussfolgerung

Hinter den Kulissen jeder erfolgreichen Organisation steht eine strategische Personalabteilung (HR). Weit entfernt von einer einfachen administrativen Funktion spielt HR eine vielseitige Rolle. HR-Profis tragen viele Hüte, von der Rekrutierung des perfekten Mitarbeiters bis hin zur Förderung einer Kultur des Engagements. Das Verständnis der zehn Kernfunktionen von HR enthüllt die Geheimnisse hinter ihrem strategischen Ansatz und sichert einen Wettbewerbsvorteil sowie eine florierende Organisation.

 

FAQs

 

Was sind die fünf grundlegenden Funktionen des Personalmanagements (HRM)?

• Vergütung und Leistungen
• Rekrutierung und Personalauswahl
• Sicherheit und Compliance
• Schulung und Entwicklung
• Talentmanagement

Welche Fähigkeiten sind im HR-Bereich wichtig?

• Kommunikationsfähigkeiten
• Entscheidungsfähigkeiten
• Schulungs- und Entwicklungsfähigkeiten
• Empathiefähigkeiten
• Finanzkenntnisse
• Organisationsfähigkeiten
• Unternehmensführungsfähigkeiten
• Führungsfähigkeiten
• Strategische Denkfähigkeiten
• Technische Fähigkeiten
• Multitasking-Fähigkeiten

Was ist HR Operations?

Der Begriff „HR Operations“ beschreibt die Vielzahl von Aufgaben und Verfahren, die dazu beitragen, dass die Personalabteilung täglich funktioniert. Dazu gehören alle operativen und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitarbeitern während ihres gesamten Beschäftigungszyklus.

Typische HR-Operationen umfassen das Management von Mitarbeiterdaten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Leistungen, die Erstellung von HR-Richtlinien, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Mitarbeiterbeziehungen sowie das Management von HR-Systemen. Diese Aufgaben unterstützen die Organisationsrichtlinien und -verfahren, gewährleisten den reibungslosen Ablauf der HR-Funktionen und tragen allgemein zur Verwaltung der Belegschaft bei.

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